Przetwarzanie danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych

Zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) przetwarzanie danych osobowych oznacza każdą operację dokonywaną na tych danych, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Zgodnie z przedstawioną definicją łatwo dojść do wniosku, że z przetwarzaniem mamy do czynienia każdorazowo gdy dokonamy jakiejkolwiek czynności na danych osobowych i trudno się z tym stwierdzeniem nie zgodzić.

Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie wtedy, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na ich przetwarzanie,
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub jest konieczne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
  • przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej,
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym,
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. Na przesłankę prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora
    lub osobę trzecią nie mogą się powołać organy publiczne w ramach wykonywania swoich zadań.

Każda z powyższych przesłanek może stanowić samodzielną podstawę przetwarzania danych osobowych, co oznacza, że Administrator musi spełnić którąkolwiek z nich aby legitymować się prawem do przetwarzania danych osobowych.

W szkołach i placówkach oświatowych przetwarzanie danych osobowych odbywa się głównie na podstawie przepisów prawa odnoszących się ściśle do funkcjonowania oświaty. W takiej sytuacji nie ma konieczności pozyskania zgody od osoby, której dane dotyczą. Przede wszystkim są to:

  • Prawo oświatowe;
  • Karta Nauczyciela;
  • ustawa o systemie oświaty;
  • ustawa o systemie informacji oświatowej;
  • ustawa o finansowaniu zadań oświatowych;
  • rozporządzenia do ww. ustaw.

Szkoła w ramach określonych tymi przepisami może przetwarzać dane osobowe: uczniów i ich opiekunów prawnych (np. rodziców), nauczycieli, innych niż nauczyciele pracowników pedagogicznych, pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, osób niebędących nauczycielami – asystentów nauczycieli, wolontariuszy itp

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

O zgodę  należy prosić jedynie wtedy, gdy nie istnieją inne przesłanki przetwarzania danych. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, np. w związku z organizowaniem konkursu, szkoły i placówki oświatowe muszą być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą (a w przypadku osób niepełnoletnich – opiekun prawny) wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda osoby, której dane dotyczą powinna być wyrażona dobrowolnie, konkretnie, świadomie i jednoznacznie. Stąd też treść oświadczenia zgody musi zostać przedstawione w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Bardzo ważne jest przy tym, że zgoda może być w dowolnym momencie wycofana. Osoba wyrażająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych musi mieć tego świadomość, co nakłada na Administratora obowiązek poinformowania tejże osoby o prawach, które posiada w związku z wyrażeniem zgody jeszcze przed jej wyrażeniem. Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej wyrażenie.